Problemas de produtividade são constantes em qualquer profissão. Mas quando falamos do cotidiano dos advogados, a história se complica um pouco mais. São prazos, consultas, cursos além, claro, da vida pessoal.
Para aumentar o aproveitamento do seu dia e conseguir produzir mais em menor tempo, algumas dicas podem ajudar bastante para atingir os objetivos. A definição de metas e objetivos dentro da profissão também é essencial para acompanhar os resultados- e assim, conseguir corrigir os erros que estão sendo cometidos, impedindo de atingir os objetivos propostos.
Acompanhe 8 dicas para advogados otimizar seu trabalho:
1 – Mantenha a agenda organizada
Fazer a divisão das tarefas e compromissos é um dos primeiros passos para conseguir gerir de forma eficiente seu próprio tempo. Seja impressa ou no celular, ter uma agenda, com as indicações dos principais eventos do dia ajuda a organizar os dias e a lidar com imprevistos. A visão geral pode ser diária ou semanal, mas deve ser organizada com antecedência. Além de anotar eventos futuros como datas de audiência por exemplo, aleatoriamente, faça a organização diária dos compromissos.
2 – Resolva problemas na hora em que eles aparecem
Nunca conte com os prazos. Se você recebeu a notificação do andamento do processo, e vai ter que fazer alguma coisa, recurso, pedido, o que for, faça o quanto antes. A sensação de que o tempo se estende até o prazo pode trazer problemas reais para os advogados. Em função da própria rotina do escritório e do cotidiano, o profissional corre o risco de cometer deslizes e atrasos caso deixe tudo para a última hora.
Não dá para fazer agora? Coloque na agenda como prioridade!
Cada vez que você puder riscar um item da agenda, faça! Procrastinar é um dos maiores erros de qualquer profissional.
3 – Defina ações para cada período do dia
Estabelecer uma rotina de prioridades ajuda a manter a concentração em cada tarefa de modo independente – e conseguir o máximo de eficácia ao cumpri-la.
Estabeleça períodos de tempo durante o dia para realizar tarefas rotineiras como verificar e-mails, fazer ligações necessárias e até mesmo para montar sua agenda do dia seguinte.
Para cada tarefa estabeleça um limite de duração também – para verificação de emails por exemplo, meia hora é suficiente para checagem e resposta rápida aos mais urgentes. Claro que durante o dia você pode acompanhar a sua caixa de entrada, mas reserve períodos determinados do dia para isso também. A checagem constante desvia a atenção e faz com que a concentração seja comprometida.
4 – Estabeleça prioridades, mas seja flexível
Além de anotar seus compromissos, é muito importante que eles sejam definidos por prioridades. Caso contrário, você pode ser pego de surpresa sem conseguir cumprir nem metade do que havia planejado. Estabelecer prioridades ajuda a visualizar como será o seu dia e quais ações necessárias caso aconteça algum imprevisto.
Ser flexível também é importante. Caso aconteça algo fora do seu planejamento ou que tome mais tempo do que o esperado, respire e mantenha a calma. A organização da agenda permite que as atividades sejam remanejadas – até porque você não está contando com o último dia de cada prazo, certo?
5 – Mantenha contato constante com os clientes
O envio de relatórios com o andamento dos processos de cada cliente é uma forma excepcional de apresentação. Além disso, é uma alternativa para a otimização e melhor gerenciamento do tempo, já que para as duas partes, ligações e reuniões ficam desnecessárias após o acompanhamento. Esse contato constante com o cliente ajuda e fortalece a relação e reforça a confiança no profissional que percebe o cuidado com o seu problema pessoalmente.
Uma das principais formas de conseguir novos clientes é pela indicação dos existentes! A relação de confiança, primordial na relação advogado X cliente, deve ser alimentada constantemente!
6 – Faça intervalos periódicos
Trabalhar por longos períodos pode parecer produtivo mas, na realidade, tem o efeito contrário. O ideal é estabelecer pequenas metas dentro de cada atividade, e fazer pequenas pausas ao cumpri-las. Pausas de 15 minutos a cada hora de trabalho faz com que o cérebro se organize melhor e a concentração seja mantida de maneira eficaz.
Aproveite as pausas para ir ao banheiro, checar mensagens ou fazer ligações. Mas lembre-se: nenhuma dessas atividades deve se estender além do tempo determinado para a pausa! Foco é essencial para garantir sua produtividade.
7 – Diminua as possibilidades de distração
Checar o celular a cada notificação é certeza de fracasso no que se refere à produtividade. Responder a cada mensagem ou ouvir cada áudio enviado, pode tomar muito mais tempo que o necessário. Lembra da dica anterior de estabelecer períodos definidos para cada checagem? Leve-a a sério.
As redes sociais ou a navegação na internet sem objetivos definidos pode tomar horas do seu dia sem que você perceba.
8 – Invista em atualização e especialização
As constantes modificações na legislação vigente são um desafio para qualquer advogado. Investir em cursos que possam atualizar seus conhecimentos são essenciais para o exercício da profissão e ajudam a manter e aumentar a sua rede de contatos, proporcionando condições para novas oportunidades. Uma formação completa na área de atuação é garantia de sucesso na profissão. O mercado é carente de profissionais realmente qualificados para atuarem nas diferentes áreas do Direito com especificidade e competência.
Manter-se atualizado e buscar mais qualificação dentro da sua área de atuação é essencial para atingir resultados. Conheça os melhores e mais completos cursos de especialização e de pós-graduação do mercado!
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